La dématérialisation va devenir obligatoire à brève échéance et vous permettra de :

• Diminuer les coûts de traitement des factures ou autres pièces dématérialisées, 
• Accélérer le processus, 
• Accroitre la traçabilité
• Vous mettre en conformité avec l’administration fiscale.

Atys est déjà opérationnel pour sa mise en place et certains de nos clients ont déjà franchi le pas.

La signature numérique que vous mettrez en place, authentifiée par un certificat RGS**, rendra infalsifiable vos factures PDF et en identifiera son émetteur. 

Pour mettre en place la dématérialisation :

•  Vous devrez vous procurer un certificat électronique¹ (RGS** conseillé) auprès d’une autorité de certification (Ex CertEurope, Certinomis, CertiGreffe, Universign, …).

 

• Nous vous aidons ensuite à installer le driver de la clé pour la faire fonctionner sur le poste qui servira aux envois numériques.

 

• Nous échangeons avec vous pour identifier les pièces à dématérialiser et la suite d’opérations à mettre en place (par nos soins) en automatique.

 

• Nous vous procurons et installons l’utilitaire « PDF Signer » permettant d’apposer la signature numérique sur les PDF émis par Atys.

 

• Nous gérons le paramétrage afin d’apposer le bloc de signature au bon endroit et avec les informations que vous souhaitez voir apparaître (en visuel et en numérique) pour 2 types de pièces (ou plus, en option).

 

• Nous mettons en place le traitement permettant d’archiver et signer numériquement les pièces concernées et créons un raccourci sur le bureau de la personne habilitée, pour gagner en efficacité.

 

• Nous effectuons ensemble les tests nécessaires avant la mise en production du process.

Nous vous accompagnons et vous conseillons au mieux tout au long de cette mise en place.

(1) Vous recevrez une clé USB cryptée contenant les informations (certificat) du signataire des documents. Si plusieurs personnes sont amenées à signer des documents, il est fortement conseillé d’acquérir un certificat par personne (la signature numérique engageant la même responsabilité qu’une signature manuelle de la personne pour laquelle le certificat a été délivré).
La certification a une durée limitée (de 1 à 3 ans selon la formule choisie) et devra donc être renouvelée à chaque fin de période (si besoin).