L’archivage est une fonctionnalité, offerte par Atys, qui permet de classer certains documents et ainsi d’accélérer certaines requêtes ou widgets. Les critères d’archivage sont personnalisables et les éléments archivés restent, bien entendu, disponibles à tout moment, si besoin.
Exécution plus rapide de requêtes ou de widgets
L'archivage des pièces permet d’accélérer certaines requêtes, en choisissant la requête par défaut appropriée, mais aussi certaines éditions (Encours, par exemple).
Pour les utilisateurs d’Atys XE, il en est de même pour l’exécution de certains widgets puisqu’une partie des pièces ne sera alors pas relue. Cela permet une utilisation plus fluide du logiciel.
Différents archivages possibles
Atys offre la possibilité d’archiver des pièces mais également les comptes-rendus de traitement, les fichiers de banque et les extractions comptables. Ainsi,
cela offre un meilleur classement et plus de rapidité lors de l'utilisation de la visionneuse des rapports de traitement.
Des critères d’archivage personnalisables
Des critères d’archivage des pièces sont proposés par défaut :
- Les pièces déjà envoyées en comptabilité.
- Les pièces pour lesquelles les pièces destination sont déjà archivées.
- Les pièces pour lesquelles les lignes pieds sont soldées et lettrées.
Ces critères d'archivage pourront être affinés (possibilité de mettre un délai d'archivage par exemple) selon les besoins pour s’adapter au mieux à votre façon de travailler.
Des documents toujours accessibles
L’archivage n’empêche pas l’accès aux documents classés.
Ils restent disponibles, pour les pièces, via la requête de la « liste des pièces archivées » par exemple ou dans différents répertoires d’Atys (LiaisonBanque, ProcessingReports…)
pour les autres archivages.